Einleitung – Was bringt mir dieses Modul?

Mit dem Modul Benachrichtigungen kannst du deine Gäste gezielt und automatisch mit wichtigen Informationen versorgen.

Dabei kannst du festlegen, wodurch eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll. So kann eine Nachricht beispielsweise nach einem bestimmten Ereignis, zu einem festgelegten Zeitpunkt, während oder nach dem Aufenthalt oder aufgrund eines bestimmten Status verschickt werden.

Je nach gewähltem Trigger kannst du zusätzlich eine Verzögerung oder eine bestimmte Versandzeit hinterlegen.

Die Benachrichtigung wird je nach Konfiguration als E-Mail oder In-App-Nachricht an deine Gäste versendet.

Der Vorteil: Du musst die Benachrichtigung nur einmal einrichten. Sobald die von dir festgelegten Bedingungen erfüllt sind, wird sie automatisch versendet.

Funktionsübersicht

Diese Funktionen stehen dir im Modul Benachrichtigungen zur Verfügung:

Automatischer Versand anhand verschiedener Trigger
Ereignisbasierte Benachrichtigungen
Benachrichtigungen während oder nach dem Aufenthalt
Geburtstagsgrüße
Erinnerungen für Menübestellungen
Benachrichtigungen anhand von Statusänderungen
Individuell festgelegte Versandzeitpunkte
Möglichkeit, je nach Trigger eine Verzögerung oder Uhrzeit festzulegen
Versand als E-Mail oder In-App-Nachricht, je nach Einstellung des Gastes
Mehrsprachige Inhalte
Optionaler Link inklusive Linktext
Fest hinterlegte System-Benachrichtigungen für zentrale Abläufe wie Bestellungen, Zahlungen oder Aktivitäten

So erstellst du eine neue Benachrichtigung

Öffne im Backend den Bereich Communication > Benachrichtigungen

Klicke auf „Neue Benachrichtigung“, um eine neue Benachrichtigung zu erstellen.

Grunddaten

Hinterlege einen internen Namen und wähle den Typ.

Auslöser

Je nach oben ausgewählten Typ, ändern sich die Auslöser dynamisch.

Reservierung

Entscheide, ob die Benachrichtigung zeitgesteuert oder ereignisbasiert sein soll.

1. Zeitgesteuert:
Der Auslöser für die Benachrichtigung wird automatisch abhängig vom gewählten Reservierungsereignis versendet.

Vor der Anreise
Während des Aufenthalts
Nach dem Aufenthalt
Geburtstagsgruß

Lege fest, wie viel Zeit vor oder nach dem Auslöser die Benachrichtigung versendet werden soll. Wähle zwischen den Einheiten Minuten, Stunden und Tage und gib deine gewünschte Zeit ein.

2. Ereignisbasiert:
Als Auslöser kann hier „Pre-Checkin erfolgreich abgeschlossen" gewählt werden. Dann wird der Gast, nachdem er den Pre-Checkin über Guestnet abgeschlossen hat, automatisch nach der von dir hinterlegten Zeit benachrichtigt.

Tagesmenü

1. Ereignisbasiert:

Neues Menü verfügbar – sofern ein neues Menü für die Bestellung verfügbar ist, wird der Gast automatisch informiert. Hier wird keine Zeitangabe benötigt.

Frühstück

1. Zeitgesteuert:

Der Gast wird automatisch zu dem von dir hinterlegten Zeitpunkt über den Frühstücks-Bestellschluss informiert.

Lege fest, wie viel Zeit vor der Schließung die Benachrichtigung versendet werden soll. Wähle zwischen den Einheiten Minuten, Stunden und Tage und gib deine gewünschte Zeit ein.

Sollte dein Gast bis 11:00 Uhr im Frühstücksmodul seine Bestellung aufgeben können, würde er bei einer Stunde Vorlauf um 10:00 Uhr über die baldige Schließung des Formulars informiert.

Kinderpass

1. Statusbasiert:

Sollte der Kinderpass seitens des Gastes ausgefüllt und gespeichert worden sein, aber ein Feld noch fehlen, wird der Gast automatisch darüber informiert.

Manuell

1. Sofort senden:

Die Benachrichtigung wird sofort nach dem Speichern an alle Gäste gesendet.

2. Planen

Lege fest, ab und bis wann die Benachrichtigung sichtbar sein soll, sowie zu welcher Uhrzeit sie an den angegebenen Tagen erscheint.

Ebenso kann die Benachrichtigung auf bestimmte Wochentage beschränkt werden.

Nachricht

Nachdem du den Auslöser und den Versand festgelegt hast, kannst du deine Nachricht verfassen. Hinterlege hierfür einen Titel und die Beschreibung.

Für eine persönliche Ansprache kannst du außerdem folgende Platzhalter verwenden:

%salutation% – Anrede, z. B. Herr/Frau/Familie
%firstname% – Vorname
%lastname% – Nachname

Die Platzhalter werden beim Versand automatisch mit den entsprechenden Informationen ersetzt.

Optional kannst du einen Link sowie einen passenden Text für den Link hinterlegen, zum Beispiel auf einen Bereich innerhalb von Guestnet, ein Menü, eine Aktivität oder eine andere relevante Seite.

Abschluss

Anschließend kann die Benachrichtigung als Entwurf gespeichert oder direkt gespeichert und aktiviert werden. Damit wird die Nachricht nach dem gewählten Auslöser versendet. Rechts findest du außerdem die Vorschau deiner Benachrichtigung.

System-Benachrichtigungen

Neben den frei konfigurierbaren Benachrichtigungen enthält Guestnet eine Reihe fest hinterlegter System-Benachrichtigungen. Sie sorgen dafür, dass Gäste zentrale Informationen automatisch erhalten, etwa eine Bestellbestätigung nach dem Frühstück oder eine Zahlungsbestätigung nach einer erfolgreichen Zahlung.

System-Benachrichtigungen unterscheiden sich in einem wichtigen Punkt von manuell erstellten Benachrichtigungen:

Sie können deaktiviert, aber nicht gelöscht werden
Titel und Beschreibung lassen sich pro Sprache anpassen (bleibt ein Feld leer, wird automatisch der Standardtext verwendet)
Sie sind im Status mit dem Badge „System" gekennzeichnet

Folgende Bereiche bringen bereits eigene System-Benachrichtigungen mit:

Aktivitätskalender

Anmeldebestätigung – bei der Anmeldung zu einer Aktivität durch das Hotel oder den Gast
Anfragebestägitung - bei der Anfrage zu einer Aktivität durch das Hotel oder den Gast
Wartelistenbestätigung - bei der Einschreibung in die Warteliste einer Aktivität durch das Hotel oder den Gast
Von Warteliste nachgerückt – sobald ein Gast von der Warteliste nachrückt
Stornobestätigung – wenn der Gast oder das Hotel die Anmeldung storniert
Erinnerung vor Beginn – der Zeitpunkt vor Start der Aktivität ist einstellbar
Termin abgesagt – wenn das Hotel einen Termin absagt

Damit ist der Gast in jedem Fall informiert, egal ob er selbst handelt oder das Hotel die Anmeldung beziehungsweise Stornierung im Backend vornimmt.

Es können auch die angezeigten Platzhalter verwendet werden:

%activity% - Titel der Aktivität
%date% - Datum der Aktivität
%time% - Start der Aktivität

Frühstück, Tagesmenü, Roomservice und Shop

In diesen vier Bereichen gibt es jeweils eine Bestellbestätigung, die automatisch beim Abschluss einer Bestellung an den Gast geht.

Wenn diese deaktiviert wird, erhält der Gast keine Bestätigung seiner Bestellung – weder per E-Mail noch in der App.

Der Platzhalter %title% steht hierbei für das bestellte Produkt.

Behandlungen

Anfrage-/Buchungsbestätigung – bei einer Behandlungsanfrage oder einer direkten Buchung

Der Platzhalter %treatment% steht hierbei für die entsprechende Anwendung.

Ist eine PMS-Spa-Anbindung aktiv, ergänzt zusätzlich eine automatische

Erinnerung an die Behandlung:

Sie nutzt dieselbe Versandlogik wie die Erinnerung im Aktivitätskalender: Der Gast erhält die Erinnerung als Push, In-App-Nachricht oder E-Mail, je nachdem, welche Kanäle er in seinen Benachrichtigungseinstellungen aktiviert hat. Die Vorlaufzeit vor dem Termin ist pro Hotel einstellbar, Standard ist eine Stunde. Inhaltlich enthält die Erinnerung die Behandlung, Datum und Uhrzeit in der Zeitzone des Hotels.

Die Funktion gilt aktuell für über PMS synchronisierte Buchungen mit bestätigtem Termin, nicht für offene Anfragen ohne fixen Slot.

Verwendete Platzhalter:

%treatment% - Titel der Anwendung
%date% - Datum an dem die Behandlung stattfindet
%time% - Uhrzeit des Behandlungsbeginns

Zahlungen

Zahlungsbestätigung – nach einer erfolgreich abgeschlossenen Zahlung

Zugangsdaten

Zugangsdaten-E-Mail – wird manuell durch das Hotel im Modul "Mein Aufenthalt" versendet

Platzhalter:

%salutation% - Anrede des Gastes
%firstname% - Vorname des Gastes
%lastname% - Nachname des Gastes
%roomnr% - Zimmernummer, indem der Gast eingecheckt ist

FAQ

Wo sehen Gäste die Benachrichtigungen?

Im Guestnet – erkennbar oben rechts über das Glockensymbol mit rotem Punkt.

Was ist eine Push Notification?

Ein einmaliges Pop-up auf dem Smartphone des Gastes (nur bei aktivierter Einstellung / Push-Benachrichtigungen erlauben). Die Notification erscheint nur einmal pro Benachrichtigung.

Kann ich eine bestehende Benachrichtigung reaktivieren?

Nein – für eine erneute Browser Notification muss eine neue Benachrichtigung erstellt werden.

Kann ich eine System-Benachrichtigung löschen?

Nein. System-Benachrichtigungen lassen sich deaktivieren und im Text anpassen, aber nicht löschen. Damit ist sichergestellt, dass zentrale Informationen wie Bestell- oder Zahlungsbestätigungen jederzeit wieder aktiviert werden können.

Support

Das Modul Benachrichtigungen ist Teil der Pakete Advanced & Pro.
Unser Customer Success Team berät dich gerne, wie du das Modul optimal einsetzen kannst:
📩 [email protected]